En la actualidad las organizaciones invierten grandes esfuerzos y recursos en el desarrollo de procesos estratégicos que las lleven a ser más competitivas y a sobrevivir en un ambiente cada vez más difícil y competido en un mundo globalizado. Pues bien, el problema no es sólo establecer con un alto grado de asertividad cuál o cuáles son las estrategias corporativas o de las unidades estratégicas de negocio o de las áreas funcionales que deben desarrollar las organizaciones, el verdadero problema se encuentra en la implementación de dichas estrategias. Los grandes fracasos de los procesos estratégicos han sido por la incapacidad y en mi concepto diría, por la falta de compromiso y de responsabilidad de las organizaciones no sólo en la formulación sino también en la adecuación y puesta en marcha de las estrategias.
Una de las mayores dificultades que encontramos las personas emprendedoras y los profesionales independientes es el establecimiento de prioridades y, por lo tanto, la gestión de nuestro tiempo.
TUS PRIORIDADES ¿TIENEN LA PRIORIDAD?
Si quieres hacer un buen trabajo, debes tener claro cuáles son tus prioridades. Los trabajadores en una cadena de una fábrica lo tienen fácil: su trabajo ya ha sido definido.
Pero para nosotros, los trabajadores de conocimiento, en las oficinas, definir el trabajo es más complicado. No queda claro cuándo nuestro trabajo está finalizado; siempre podemos hacer más cosas o hacerlas mejor. Mi lista con cosas para hacer nunca finaliza: en este momento puedo elegir entre docenas de próximas acciones. No podemos invertir energía, dinero, tiempo y/o atención sin limitaciones.
Yo sé que mi límite está en más o menos 40 tareas en la lista de próximas acciones para tener una probabilidad razonable de hacerlas en una semana (además de las citas, sesiones de consultoría, etc. que están planificadas en el calendario). No sería lógico poner 80 tareas en mi lista de acciones, porque no puedo hacer tantas tareas en una semana. Si hay más cosas para hacer, tendré que elegir, y para poder elegir necesito establecer mis prioridades.
¿POR QUÉ PRIORIZAR ES TAN DIFÍCIL?
Yo creo que parte de nuestros problemas con establecer prioridades viene de nuestra incapacidad de realmente elegir algo. Si elegimos hacer una tarea implica que también estamos eligiendo no hacer las demás cosas. Además, tomar decisiones cuesta tiempo y energía. Para poder tomar decisiones necesitas una visión general de tus opciones y desarrollar esta visión es una inversión que debes hacer.
Aprende a decir “no”; una habilidad que hemos perdido poco a poco después de los dos primeros años de nuestra vida. Decir no es difícil, porque parece que te estás limitando. Pero al final, decir no crea espacio para las cosas realmente importantes.
Para poder decir no es esencial tener una lista completa de todos tus compromisos, porque es más fácil si tienes argumentos cuantitativos del volumen de trabajo actual.
TOMA LAS DECISIONES LO ANTES POSIBLE:
Con cada trozo de información que entra en tu vida, tu cabeza o tu oficina tendrás que tomar una decisión tarde o temprano. Mucha gente toma esta decisión al último momento después de haber intentado de ignorar esa hoja de papel durante muchos días. Es mejor procesar la información lo antes posible, para no tener que ocuparte más tiempo del necesario y para poder descartar cosas rápidamente.
MANTÉN UN INVENTARIO COMPLETO DE TODOS TUS COMPROMISOS:
Como he dicho anteriormente, es importante tener claro cuáles son tus posibilidades para elegir, pero muchas personas no tienen esta visión general de sus compromisos (yo trato cada cita en mi calendario y cada acción en mi lista de tareas como un compromiso).
Cuando unas semanas atrás pregunté a un cliente de consultoría qué cosas tenía pendientes para la semana, esta persona tenía que consultar material en al menos 4 carpetas antes de darme una estimación. Obviamente, en el día a día usaba su subconsciencia para seleccionar tareas. Te puedo asegurar que el subconsciente no tiene un inventario completo de tus compromisos, y sin esta visión general tus elecciones son limitadas y por tanto ineficaces.
Solo si dispones de una lista de Próximas Acciones para esta semana tendrás una visión general que puedes usar para seleccionar lo que quieres hacer ahora. Fuente: Jeroen Sangers para El Canasto, publicado bajo el título: ¿Tus prioridades tienen la prioridad?
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